Πόσες φορές έχετε γράψει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, κοιτάζοντας ξανά το κείμενό σας, έχετε αμφιβάλει για το περιεχόμενό του και, κυρίως, το ύφος και τα τεχνικά του χαρακτηριστικά; Όσα χρόνια εμπειρίας κι αν έχουμε στο συγκεκριμένο τομέα, σχεδόν πάντα θα προκύπτουν δεύτερες σκέψεις για το αν εκφράσαμε κάτι σωστά, γι’ αυτό τα παρακάτω tips μας βοηθούν να συντάξουμε ένα επαγγελματικό email, παραμένοντας ο εαυτός μας και δίνοντας στο συνομιλητή τη σωστή εντύπωση για την προσωπικότητά μας.
Σύμφωνα με το Girlboss και την CEO του Hootsuite, Irina Novoselsky, οι βασικές ερωτήσεις μας γύρω από τη διατύπωση ενός email απαντώνται ως εξής:
Υπάρχει περίπτωση να έχουμε βάλει παραπάνω θαυμαστικά και emoji από όσα πρέπει;
Η Novoselsky υποστηρίζει ότι η σωστή ερώτηση διατυπώνεται ως εξής: Πότε μπορούμε να πούμε ότι κάποιος «παραείχε» μια γνήσια αντίδραση σε κάτι;
Η ίδια υποστηρίζει ότι η χρήση emoji δίνει στο κείμενο μια αίσθηση φωνητικού μηνύματος. Δεν προσθέτει πάρα πολλά στα κείμενά της, αλλά θεωρεί ότι είναι σημαντικό να δείξει κάποιος το πώς αντιδράει αυθεντικά σε κάποιο ερέθισμα και η χρήση των συγκεκριμένων γραφικών έρχεται πλέον με φυσικό τρόπο.
Πώς δεν πέφτουμε διαρκώς στην παγίδα της αυτολογοκρισίας;
Είναι καλό να περνάμε λιγότερο χρόνο κάνοντας αλλαγές στο κείμενό μας και περισσότερο να σκεφτόμαστε αν το τηλέφωνο θα ήταν ένα καλύτερο μέσο για να δώσουμε την απάντησή μας. Αν μας βασανίζει το περιεχόμενο ενός email και το πώς θα ερμηνευτεί από τον συνομιλητή, τότε είναι καλό να επιλέγουμε την επικοινωνία δια τηλεφώνου ή ακόμα και τη ζωντανή επικοινωνία.
Πώς γίνεται η γραπτή μας επικοινωνία να μοιάζει αυθεντική και όχι στημένη;
Η Novoselsky υποστηρίζει ότι πρέπει να είμαστε άμεσοι, καλοσυνάτοι και συγκεκριμένοι. Όσο περισσότερο τηρούμε αυτές τις αρχές, τόσο παρακινούμε άμεσα και έμμεσα τον εκάστοτε συνεργάτη να μας απαντήσει με τον ίδιο τρόπο, εξασφαλίζοντας έτσι μια αποτελεσματική επικοινωνία. Κοινώς, η απλότητα είναι το κλειδί στα email μας και το στοιχείο που θα μας δώσει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα μακροπρόθεσμα.
Σε γενικές γραμμές, η CEO θεωρεί ότι, τουλάχιστον από τη δική της σκοπιά, ένα email πρέπει να είναι απλά γραμμένο και ανθρώπινο και πως σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να ακολουθούμε την οδηγία που έχει ακουστεί στο παρελθόν και συμπυκνώνεται στην – παράλογη – φράση «γράψτε σαν να είστε άνδρες». Γράφουμε, λοιπόν, σαν να είμαστε ο εαυτός μας και περιορίζουμε την αυτολογοκρισία χωρίς λόγο.
