Δύο είναι τα μεγάλα λάθη που κάνουν οι άνθρωποι που στο πλαίσιο της δουλειάς τους χρειάζεται να παίρνουν μέρος σε καθημερινές συναντήσεις, online ή και από κοντά. Το πρώτο είναι ο προγραμματισμός πολλών συναντήσεων σε μία εργάσιμη ημέρα και το δεύτερο ο συνδυασμός απαιτητικών συναντήσεων με άλλες απαιτητικές εργασίες. Μία έρευνα του Harvard Business Review ρίχνει φως στον τρόπο με τον οποίο ένας εργαζόμενος μπορεί να οργανώσει την ημέρα του, ώστε να μην αισθάνεται διαρκώς κούραση που τον εμποδίζει τόσο να δουλέψει, όσο και να κάνει τα απαραίτητα διαλείμματά του.
Πολλές φορές επιλέγουμε μία ή δύο ημέρες της εβδομάδας για να στοιβάξουμε τις συναντήσεις που πρέπει να κάνουμε, και το σκεπτικό πίσω από αυτό τον τρόπο διαχείρισης του χρόνου μας είναι ότι θα τα προγραμματίσουμε όλα μαζί και στη συνέχεια θα έχουμε πολλές ελεύθερες ώρες ή ημέρες για να κάνουμε τις υπόλοιπες δουλειές μας. Όσοι εργαζόμενοι επιλέγουν να μην ακολουθούν αυτή την τακτική, πολλές φορές συνδυάζουν απαιτητικές συναντήσεις, όπως παρουσιάσεις νέων project, με απαιτητικά tasks την ίδια ημέρα. Το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: Δυστυχώς η κούραση είναι αναπόφευκτη, το ίδιο και η μείωση της παραγωγικότητας. Στη μελέτη που πραγματοποιήθηκε από το Harvard Business Review δεν εξετάστηκαν μόνο οι παραπάνω τρόποι οργάνωσης του χρόνου ενός εργαζόμενου, αλλά και οι επιπτώσεις της ίδιας της γνώσης των καθημερινών του υποχρεώσεων, κάτι που, όπως αποδείχθηκε, είναι το καίριο χρονικό σημείο από το οποίο ξεκινάμε να κουραζόμαστε πνευματικά και μάλιστα χωρίς να το καταλαβαίνουμε.
Σε δείγμα 400 εργαζομένων με πλήρες ωράριο, άλλων από εταιρείες τεχνολογίας και άλλων από βιομηχανίες όπου είναι απαραίτητη η πνευματική εργασία, παρατηρηθηκε ότι αυτό που επηρεάζει άμεσα τα επίπεδα ενέργειάς τους δεν είναι μόνο ο χρόνος που αφιερώνουν σε κάθε συνάντηση, αλλά η αναλογία του χρόνου που χρειάζεται μία συνάντηση με αυτόν που χρειάζεται η συμπλήρωση ενός task. Όσο περισσότερο χρόνο περνούν οι εργαζόμενοι ενασχολούμενοι με τις συναντήσεις και όχι με τις επιμέρους δουλειές που έχουν να κάνουν, τόσο λιγότερο χρόνο αφιερώνουν σε μικρά διαλείμματα. Με αυτό τον τρόπο, χωρίς να σηκωθούν καλά καλά από τη θέση τους και να περπατήσουν λίγο, να πιάσουν την κουβέντα με έναν συνάδελφό τους ή να διαβάσουν κάτι που θα τους αποσπάσει την προσοχή, η ενέργειά τους εξαντλείται και έτσι ούτε μπορούν να συγκεντρωθούν στις συναντήσεις τους, ούτε να ασχοληθούν με τις επιμέρους υποχρεώσεις τους. Η έλλειψη, λοιπόν, μικρών διαλειμμάτων έχει έντονη αρνητική επίδραση στην παραγωγικότητα, τη δημιουργικότητα, αλλά και την ευχαρίστηση που αντλούν οι εργαζόμενοι από όσα καταφέρνουν στο πλαίσιο της δουλειάς τους.
Επιπλέον, από τα ευρήματα της έρευνας προέκυψε η σημασία της συμπληρωματικότητας ανάμεσα στις συναντήσεις και τις επιμέρους εργασίες που έχει κάθε εργαζόμενος. Αν υπάρχει σωστή αναλογία ανάμεσά τους, και δε χρειάζεται ο εργαζόμενος να περνάει π.χ. τις 5 από τις 8 ώρες του σε συναντήσεις, τότε ο συνδυασμός tasks και meetings λειτουργεί πιο αποτελεσματικά, εξασφαλίζοντας για τον εργαζόμενο ένα είδος αρμονίας στην καθημερινή επαγγελματική ζωή του. Αν έχει, για παράδειγμα, μία απαιτητική συνάντηση το πρωί, και όλη την υπόλοιπη ημέρα είναι ελεύθερος να ανταποκριθεί στα όσα ειπώθηκαν στη συνάντηση (ή και σε άλλες υποχρεώσεις), τότε είναι πιο λειτουργικός και παραγωγικότερος. Ανάποδα, επίσης, μία απαιτητική επιμέρους εργασία και ένα όχι και τόσο σημαντικό meeting λειτουργούν πολύ καλά συνδυαστικά, ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να βρει την ισορροπία που χρειάζεται στην ένταση της καθημερινότητάς του.
Σημασία έχει, λοιπόν, η αναλογία του χρόνου συναντήσεων προς το χρόνο της προσωπικής δουλειάς και όχι απλά ο συνολικός αριθμός ωρών που αφιέρωσε ο εργαζόμενος, είτε στο ένα, είτε στο άλλο. Αυτή η ολιστική προσέγγιση της διαχείρισης του χρόνου εργασίας μπορεί να προσεγγιστεί μέσα από μία σειρά ερωτήσεων που θα απαντήσει ο εργαζόμενος στον εαυτό του και θα τον βοηθήσουν να οργανώσει την ημέρα του. Μία τέτοια ερώτηση είναι, π.χ. το κατά πόσο η προσθήκη μίας ακόμα συνάντησης σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα της ημέρας θα επηρεάσει τον ειρμό των άλλων εργασιών του. Ίσως να υπάρχει κάποιο πιο πρόσφορο χρονικό σημείο για να καθοριστεί αυτή η συνάντηση, χωρίς να χρειαστεί ο εργαζόμενος να αισθανθεί αφόρητη πίεση και να χάσει τη δυνατότητα να ξεκουραστεί στο ενδιάμεσο.
Πράγματι, αυτή η προσέγγιση διαχείρισης του χρόνου με βάση την αναλογία των υποχρεώσεων μπορεί να είναι το κλειδί στην επιδίωξη της καθημερινής ισορροπίας στον εργασιακό χώρο, μία μικρή αλλαγή στη ζωή μας που θα μας βοηθήσει να αξιοποιήσουμε καλύτερα το χρόνο μας, διατηρώντας την ενέργειά μας όσο περισσότερη ώρα γίνεται.
